หากคุณทำธุรกิจในภูมิภาคนอร์ดิก มีโอกาสสูงมากที่ใครบางคนจะเคยถามคุณแล้วว่า ‘คุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้ผ่านระบบ PEPPOL ได้หรือไม่’ สำหรับบริษัทที่อยู่นอกภูมิภาคนี้ คำถามดังกล่าวอาจฟังดูเฉพาะเจาะจงจนน่าแปลกใจในครั้งแรกที่ได้ยิน แต่สำหรับในกลุ่มประเทศนอร์ดิกแล้ว ระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (E-Invoicing) ถือเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินธุรกิจตามปกติมาเป็นเวลาหลายปีแล้ว
เรื่องนี้เห็นได้ชัดเจนเป็นพิเศษในหน่วยงานภาครัฐ ซึ่งมาตรฐานใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการยอมรับและวางรากฐานไว้อย่างมั่นคงแล้ว แต่องค์กรภาคเอกชนจำนวนมากก็เลือกที่จะทำงานในรูปแบบนี้เช่นเดียวกัน โดยทุกฝ่ายต่างคาดหวังให้ใบแจ้งหนี้วิ่งตรงระหว่างระบบของสองบริษัทโดยอัตโนมัติ กระบวนการอนุมัติส่วนใหญ่ถูกเปลี่ยนให้เป็นระบบอัตโนมัติ และการคีย์ข้อมูลด้วยมือก็เริ่มถูกมองว่าเป็นงานบริหารจัดการที่ไร้ประโยชน์มากขึ้น
สำหรับธุรกิจที่คุ้นเคยกับการส่งไฟล์ PDF ไปมาทางอีเมล เรื่องนี้อาจถือเป็นจุดเปลี่ยนทางวัฒนธรรมองค์กรครั้งใหญ่เลยทีเดียว
เหตุใดภูมิภาคนอร์ดิกจึงให้ความสำคัญและตื่นตัวกับระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ตั้งแต่ยุคแรกเริ่ม
กลุ่มประเทศนอร์ดิกมีประวัติผลงานอันยาวนานในการเปลี่ยนบริการภาครัฐให้เป็นระบบดิจิทัลที่รวดเร็วกว่าภูมิภาคอื่น ๆ มาก ทั้งระบบภาษี การธนาคาร บริการยืนยันตัวตน และกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ต่างถูกย้ายไปอยู่บนระบบออนไลน์อย่างรวดเร็ว ดังนั้น ระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Invoicing) จึงพัฒนาตามมา ส่งผลให้ธุรกิจในแถบนอร์ดิกมักมองว่าการออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์คือเรื่องปกติในการดำเนินงาน ไม่ใช่เรื่องของเทคโนโลยีที่ล้ำสมัยแต่อย่างใด
นอกจากนี้ยังมีเหตุผลในเชิงปฏิบัติที่เป็นแรงผลักดันเบื้องหลังการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ เนื่องจากกระบวนการจัดการใบแจ้งหนี้แบบดั้งเดิมนั้นสร้างภาระงานและต้นทุนที่ไม่จำเป็นอย่างน่าตกใจ ตั้งแต่ขั้นตอนที่มีคนสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยมือ จากนั้นมีอีกคนนำข้อมูลนั้นไปป้อนลงอีกระบบหนึ่ง และในที่สุดก็มีใครบางคนตรวจพบข้อผิดพลาดเมื่อการชำระเงินล่าช้าไปแล้วหลายสัปดาห์ ซึ่งผลการวิจัยจาก Deloitte ผลการวิจัยจาก Deloitte ชี้ให้เห็นว่า กระบวนการจัดการใบแจ้งหนี้ด้วยมืออาจทำให้ธุรกิจต้องแบกรับต้นทุนต่อใบสูงกว่าระบบเวิร์กโฟลว์อิเล็กทรอนิกส์แบบอัตโนมัติหลายเท่าตัว
e-Invoicing e-Invoicing ช่วยลดปัญหาเหล่านี้ได้มาก โดยทำให้ข้อมูลใบแจ้งหนี้ถูกแลกเปลี่ยนระหว่างระบบในรูปแบบที่มีโครงสร้าง จากนั้นจึงประมวลผลโดยอัตโนมัติตามการตั้งค่าของผู้รับ ข้อมูลส่งผ่านระหว่างระบบโดยตรง การตรวจสอบความถูกต้องเกิดขึ้นอัตโนมัติ และทีมการเงินใช้เวลาน้อยลงในการแก้ไขข้อผิดพลาดที่ป้องกันได้
ตัวเลขการนำมาใช้สะท้อนให้เห็นว่า e-Invoicing ได้กลายเป็นส่วนหนึ่งของภูมิภาคนี้มากเพียงใด ตัวอย่างเช่น ในฟินแลนด์ ใบแจ้งหนี้มากกว่า 90% ใบแจ้งหนี้มากกว่า 90% เป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์แล้ว คิดเป็นประมาณ 325 ล้านฉบับต่อปี ครอบคลุมธุรกรรม B2B, B2G และ B2C
e-Invoicing เป็นข้อบังคับในกลุ่มประเทศนอร์ดิกหรือไม่
โดยทั่วไปคำตอบคือใช่ หากคุณออกใบแจ้งหนี้ให้หน่วยงานภาครัฐ
หน่วยงานภาครัฐในสวีเดน นอร์เวย์ ฟินแลนด์ เดนมาร์ก และไอซ์แลนด์ โดยทั่วไปกำหนดให้ซัพพลายเออร์ส่งใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้รูปแบบที่ได้รับอนุมัติ หากใบแจ้งหนี้ไม่ตรงตามมาตรฐานที่ใช้งาน อาจไม่สามารถส่งถึงผู้รับได้อย่างถูกต้อง
รูปแบบที่ใช้แตกต่างกันไป นอร์เวย์ใช้ EHF EHF เดนมาร์กใช้ OIOUBL OIOUBL ขณะที่ฟินแลนด์นิยมใช้ Finvoice Finvoice ควบคู่กับมาตรฐาน PEPPOL ส่วนสวีเดนก็ปรับแนวทางการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐให้สอดคล้องกับ PEPPOL อย่างใกล้ชิด
เมื่อมองผิวเผินอาจดูซับซ้อน แต่ในความเป็นจริง ประเทศนอร์ดิกมีความสอดคล้องกันมากกว่าที่หลายธุรกิจคาดไว้
องค์กรส่วนใหญ่กำลังมุ่งสู่มาตรฐานร่วมและเครือข่ายแลกเปลี่ยนข้อมูลอัตโนมัติ บริษัทที่ใช้งาน PEPPOL จึงมักมีความพร้อมมากกว่าตั้งแต่เริ่มต้น
เหตุใด PEPPOL จึงสำคัญ
ธุรกิจจำนวนมากได้ยินคำว่า “PEPPOL” ก่อนที่จะเข้าใจอย่างชัดเจนว่าระบบนี้ทำหน้าที่อะไร
ในทางปฏิบัติ PEPPOL คือกรอบมาตรฐานร่วมสำหรับแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างระบบอย่างปลอดภัย แทนที่จะสร้างการเชื่อมต่อเฉพาะกิจจำนวนมาก ธุรกิจสามารถเชื่อมต่อเพียงครั้งเดียวและใช้กรอบเดียวกันในหลายตลาดได้กว้างขึ้น
สำหรับบริษัทที่ค้าขายในหลายประเทศนอร์ดิก ประเด็นนี้มีความสำคัญอย่างมาก เพราะช่วยลดงานพัฒนาเฉพาะและทำให้การรับลูกค้าใหม่เข้าสู่ระบบด้านการออกใบแจ้งหนี้ง่ายขึ้นมาก
ทีมการเงินมักให้ความสำคัญกับ PEPPOL เพราะช่วยลดปัญหาความเข้ากันได้และการแทรกแซงด้วยตนเอง ขณะที่ทีม IT ก็ไม่ต้องดูแลการเชื่อมต่อเฉพาะกิจอยู่ตลอดเวลา
ความพร้อมด้านดิจิทัลและการปรับตัวตามความคาดหวังด้าน e-Invoicing ของประเทศนอร์ดิก
สิ่งหนึ่งที่สร้างความประหลาดใจให้ธุรกิจระหว่างประเทศบางแห่งเมื่อตรวจสอบเรื่อง e-Invoicing ธุรกิจระหว่างประเทศบางแห่งเมื่อตรวจสอบเรื่อง e-Invoicing คือ องค์กรในกลุ่มประเทศนอร์ดิกมักคาดหวังให้ซัพพลายเออร์มีความพร้อมด้านดิจิทัลในระดับสูง
เรื่องนี้ไม่ได้หมายความว่าคู่ค้าของคุณจะคาดหวังให้คุณมีระบบองค์กรขนาดใหญ่หรือโครงสร้างพื้นฐานที่ซับซ้อนเสมอไป แต่พวกเขาย่อมคาดหวังให้กระบวนการทำงานต่าง ๆ ดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ การส่งใบแจ้งหนี้ด้วยมือ การคอยตามหาข้อมูลที่ตกหล่นทางอีเมล หรือการพึ่งพาเอกสารที่มีรูปแบบไม่สม่ำเสมอ สามารถสร้างความขัดแย้งที่ไม่จำเป็นและส่งผลต่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจได้
ธุรกิจที่ปรับตัวให้สอดคล้องกับความคาดหวังในท้องถิ่นมักพบว่าการดำเนินงานประจำวันราบรื่นขึ้นมาก การติดตามการชำระเงินทำได้ง่ายขึ้น ข้อโต้แย้งลดลง และกระบวนการทางการเงินคาดการณ์ได้มากขึ้นโดยรวม
แม้เรื่องนี้อาจไม่ได้ดูน่าตื่นเต้นเป็นพิเศษ แต่จะสร้างความแตกต่างอย่างเห็นได้ชัดเมื่อปริมาณใบแจ้งหนี้เริ่มเพิ่มขึ้น
SAP Business One รองรับ e-Invoicing ในประเทศนอร์ดิกอย่างไร
ธุรกิจที่ใช้งาน SAP Business One อยู่แล้วมักมีความพร้อมมากกว่าที่คิด
แพลตฟอร์มรองรับการประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ และสามารถผสานรวมกับ PEPPOL รวมถึงมาตรฐานใบแจ้งหนี้เฉพาะประเทศที่ใช้ทั่วภูมิภาคนอร์ดิก ในหลายกรณี ความท้าทายไม่ได้อยู่ที่การเปลี่ยนระบบ แต่อยู่ที่การกำหนดค่าระบบให้ถูกต้อง
สำหรับ Be One Solutions โดยทั่วไปหมายถึงการช่วยธุรกิจเชื่อมต่อ SAP Business One SAP Business One กับ Access Point ที่เหมาะสม ปรับ Workflow ระหว่างประเทศต่าง ๆ ให้สอดคล้องกัน และตรวจสอบให้ใบแจ้งหนี้เป็นไปตามข้อกำหนดในพื้นที่ก่อนส่ง
บริษัทส่วนใหญ่ไม่ได้ต้องการโครงการเปลี่ยนแปลงขนาดใหญ่ แต่ต้องการเพียงให้การออกใบแจ้งหนี้ดำเนินไปอย่างราบรื่น รับชำระเงินโดยไม่ล่าช้า และให้ทีมการเงินใช้เวลาน้อยลงกับงานธุรการที่หลีกเลี่ยงได้
