Nếu kinh doanh tại khu vực Bắc Âu, rất có thể doanh nghiệp đã từng được hỏi liệu có thể gửi hóa đơn qua PEPPOL hay không. Với các công ty ngoài khu vực, câu hỏi này có thể nghe khá cụ thể khi lần đầu xuất hiện. Tuy nhiên, tại Bắc Âu, hóa đơn điện tử đã là một phần của hoạt động kinh doanh thông thường trong nhiều năm.
Điều này đặc biệt đúng với khu vực công, nơi các tiêu chuẩn hóa đơn điện tử đã được thiết lập vững chắc, nhưng nhiều doanh nghiệp tư nhân cũng vận hành theo cách tương tự. Hóa đơn được kỳ vọng truyền trực tiếp giữa các hệ thống, quy trình phê duyệt được tự động hóa ở mức cao và xử lý thủ công ngày càng bị xem là công việc hành chính không cần thiết.
Đối với doanh nghiệp quen gửi tệp PDF qua email, đây có thể là một thay đổi đáng kể về cách làm việc.
Vì sao Bắc Âu sớm coi trọng hóa đơn điện tử
Các quốc gia Bắc Âu có lịch sử số hóa dịch vụ công sớm hơn nhiều khu vực khác. Hệ thống thuế, ngân hàng, dịch vụ định danh và quy trình mua sắm đều được đưa lên môi trường trực tuyến tương đối nhanh, vì vậy hóa đơn điện tử phát triển một cách tự nhiên. Doanh nghiệp tại Bắc Âu thường xem hóa đơn điện tử là phương thức vận hành bình thường hơn là một công nghệ tiên tiến.
Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ là xu hướng số hóa mà còn là một quyết định mang lại hiệu quả vận hành rõ rệt. Các quy trình xử lý hóa đơn truyền thống thường khiến dữ liệu phải được nhập lại nhiều lần, tiêu tốn thời gian và làm tăng nguy cơ sai sót. Khi hóa đơn được xử lý thông qua các quy trình điện tử tự động, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công, đẩy nhanh tốc độ xử lý và kiểm soát tốt hơn các khoản phải thu, phải trả. Theo Deloitte, chi phí xử lý hóa đơn thủ công có thể cao hơn nhiều lần so với các quy trình hóa đơn điện tử được tự động hóa.
Hóa đơn điện tử loại bỏ phần lớn trở ngại đó bằng cách bảo đảm dữ liệu hóa đơn được trao đổi giữa các hệ thống theo định dạng có cấu trúc và có thể được xử lý tự động tùy theo thiết lập của bên nhận. Thông tin được truyền trực tiếp giữa các hệ thống, quá trình xác thực diễn ra tự động và đội ngũ tài chính mất ít thời gian hơn để sửa những lỗi có thể phòng tránh.
Số liệu áp dụng cho thấy hóa đơn điện tử đã trở thành một phần sâu rộng của hoạt động kinh doanh trong khu vực. Chẳng hạn, tại Phần Lan, hơn 90% hóa đơn hiện nay là hóa đơn điện tử, tương đương khoảng 325 triệu hóa đơn điện tử mỗi năm trong các giao dịch B2B, B2G và B2C.
Hóa đơn điện tử có bắt buộc tại Bắc Âu không?
Thông thường là có, nếu doanh nghiệp xuất hóa đơn cho các tổ chức công.
Tại Thụy Điển, Na Uy, Phần Lan, Đan Mạch và Iceland, các cơ quan chính phủ thường yêu cầu nhà cung cấp gửi hóa đơn điện tử theo định dạng được phê duyệt. Nếu hóa đơn không phù hợp với tiêu chuẩn đang áp dụng, chứng từ thậm chí có thể không đến được đúng người nhận.
Định dạng cụ thể khác nhau theo từng quốc gia. Na Uy sử dụng EHF, Đan Mạch sử dụng OIOUBL, còn Phần Lan thường sử dụng Finvoice cùng với các tiêu chuẩn PEPPOL. Thụy Điển cũng đã đồng bộ chặt chẽ với PEPPOL trong mua sắm công.
Thoạt nhìn, điều này có vẻ phức tạp. Trên thực tế, mức độ đồng bộ giữa các quốc gia Bắc Âu cao hơn nhiều so với suy nghĩ của nhiều doanh nghiệp.
Phần lớn tổ chức đang hướng tới các tiêu chuẩn chung và mạng lưới trao đổi tự động. Vì vậy, những công ty sử dụng PEPPOL thường có lợi thế vững chắc ngay từ đầu.
Vì sao PEPPOL quan trọng
Nhiều doanh nghiệp nghe đến thuật ngữ “PEPPOL” trước khi thực sự hiểu rõ chức năng của khuôn khổ này.
Về mặt thực tiễn, PEPPOL là một khuôn khổ chung để trao đổi chứng từ điện tử an toàn giữa các hệ thống. Thay vì xây dựng nhiều kết nối riêng lẻ, doanh nghiệp chỉ cần kết nối một lần và sử dụng cùng khuôn khổ đó trên nhiều thị trường.
Đối với các công ty giao dịch tại nhiều quốc gia Bắc Âu, điều này có ý nghĩa đáng kể. PEPPOL giảm lượng công việc tùy chỉnh cần thiết và giúp quá trình đưa khách hàng vào hệ thống thuận lợi hơn nhiều từ góc độ lập hóa đơn.
Giải pháp mang lại lợi ích cho cả đội ngũ tài chính và CNTT. Đối với bộ phận tài chính, việc giảm thiểu các vấn đề về tương thích dữ liệu và thao tác thủ công giúp quy trình làm việc trở nên hiệu quả và chính xác hơn. Đối với bộ phận CNTT, việc sử dụng một nền tảng tích hợp thống nhất giúp giảm đáng kể công sức bảo trì các kết nối riêng lẻ, từ đó tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho các nhiệm vụ chiến lược hơn.
Mức độ trưởng thành số và việc thích ứng với kỳ vọng về hóa đơn điện tử tại Bắc Âu
Một điều khiến một số doanh nghiệp quốc tế bất ngờ khi tìm hiểu về hóa đơn điện tử là các tổ chức Bắc Âu thường kỳ vọng nhà cung cấp có mức độ trưởng thành số cao.
Khách hàng không nhất thiết yêu cầu một hệ thống phức tạp, nhưng họ luôn mong muốn một quy trình làm việc hiệu quả. Khi doanh nghiệp vẫn phải gửi hóa đơn thủ công, xử lý thông tin thiếu sót qua nhiều vòng email hoặc làm việc với các định dạng dữ liệu không đồng nhất, những điểm nghẽn không cần thiết sẽ xuất hiện. Việc chuẩn hóa và tự động hóa các quy trình này giúp giảm ma sát trong giao tiếp, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp, nhất quán hơn cho tất cả các bên liên quan.
Những doanh nghiệp thích ứng với kỳ vọng tại địa phương thường nhận thấy hoạt động hằng ngày diễn ra thuận lợi hơn nhiều. Việc theo dõi thanh toán dễ dàng hơn, tranh chấp giảm xuống và quy trình tài chính nhìn chung trở nên dễ dự báo hơn.
Đây có thể không phải là thay đổi nổi bật, nhưng tạo ra khác biệt rõ rệt khi khối lượng hóa đơn bắt đầu tăng.
Vai trò của SAP Business One trong hóa đơn điện tử tại Bắc Âu
Doanh nghiệp đã sử dụng SAP Business One thường có vị thế thuận lợi hơn so với họ nhận thấy.
Nền tảng hỗ trợ xử lý hóa đơn tự động và có thể tích hợp với PEPPOL cũng như các tiêu chuẩn hóa đơn riêng của từng quốc gia Bắc Âu. Trong nhiều trường hợp, thách thức không nằm ở việc thay thế hệ thống mà ở việc cấu hình đúng cách.
Tại Be One Solutions, điều này thường bao gồm hỗ trợ doanh nghiệp kết nối SAP Business One với đúng điểm truy cập, đồng bộ quy trình làm việc giữa các quốc gia và bảo đảm hóa đơn đáp ứng yêu cầu địa phương trước khi gửi.
Phần lớn doanh nghiệp không tìm kiếm một dự án chuyển đổi quy mô lớn. Họ chỉ muốn quy trình lập hóa đơn vận hành ổn định, thanh toán đến đúng hạn và đội ngũ tài chính mất ít thời gian hơn cho các công việc hành chính có thể tránh được.
