フランスにおける電子請求書発行の改革：スムーズな移行のための10のアドバイス

ブログサマリー

フランスにおける請求書電子化の2024年の実施は、関係者との定期的な協議を経て、延期されました。この延期により、経済構造改革の成功に必要な時間を確保することが可能となりました。今回の取り組みは、フランスのVAT課税対象企業間の取引を非物質化し、電子請求書の使用と税務当局への請求書データの送信を促進することを目的としています。移行を成功させるために、SAP Business Oneのような適合したERPをbe one solutionsとともに導入することで、コンプライアンス、生産性の向上、データセキュリティなどの面で多くのメリットがあります。ここでは、電子請求書のセキュリティと機密性を確保しながら、問題点の理解からエラーの管理を行う方法まで、10のヒントをご紹介します。

当初2024年に予定されていた電子請求書発行の一般化は、関係者との定期的な協議の結果、延期されることになりました。この延期により、経済構造改革を成功させるために必要な時間を確保することが可能になります。

この改革が実施されると、フランスで設立されたVAT対象企業間の取引は、すべて電子化が義務付けられます。請求書の電子化に関するこの改革は、e-invoicing (電子請求書) の一般化を目指しています。また、税務当局に請求書データを送信する役割も果たします。e-Reportingにも対応する必要があります。

企業のニーズや制約に適合したERPを導入することで、規制遵守、生産性向上、コスト削減、データセキュリティなど、請求書の電子化によるメリットを享受することが可能です。

今回の取り組みにおける電子化をサポートする10のヒントをご紹介します。

請求書の電子化とそれに伴う課題を理解する

請求書の電子化の主な運用原則は、紙を電子に置き換えること、つまり同じ情報を含み、同じ法的価値を持つデジタルファイルに置き換えることです。
顧客タイプに応じた請求書電子化のタイムラインとプロセスの遵守

請求書の電子化の期限と満たすべき条件は、顧客のタイプによって異なります。

2020年1月1日、一般顧客に対するデジタル化の義務付けが開始されています。
個人顧客については、2024年の金融法の枠内で新しい日付が決定されます。詳しくはウェブサイトをご覧ください： https://www.economie.gouv.fr/cedef/facturation-electronique-entreprises

これらの義務を果たすためには、行政が提携する電子化プラットフォームを利用するか、Chorus Proのポータルを利用するかを選択する必要があります。
請求書電子化のコンプライアンス違反に関連するリスクの軽減

請求書の電子化を実施しないことで、時間のロス、財務的影響、生産性の低下、競争力の低下、トレーサビリティの低下、セキュリティの不備、コンプライアンス違反など、数多くのリスクが生じます。電子請求書発行と請求書データ送信の非遵守は、フランス企業にとって法的違反となり、次のとおり金銭的な罰則が科されます。
- 非電子請求書1枚につき15ユーロの罰金、最高で年間15,000ユーロ。
- 課金データの送信を怠った場合、250ユーロの罰金、最高で年間15,000ユーロの罰金。
請求書電子化のコンプライアンス違反に関連するリスクの軽減

コンピュータシステムが、一般的な技術水準および法的基準に準拠している場合、請求書の電子化に対応しているとみなされます。気をつけるべき点としてXMLまたは署名付きPDFフォーマットで電子請求書を生成、送信、受信、保管、アーカイブすることが必要です。さらに、電子請求書の真正性、完全性、読みやすさを保証しなければなりません。
請求書の電子化を社内に導入する

このプロセスを開始するには、いくつかのステップを踏む必要があります。現状を評価、適切なソフトウェアソリューションを選択、従業員をトレーニング、顧客やサプライヤーに情報を提供、ITシステムを構成、テストを通じてプロセスの機能性を評価、そして段階的に移行を実施します。
請求書電子化に関わる主要関係者の特定

請求書の電子化に関連する人や組織は次のとおりです。企業 (請求書の発行者または受領者)、顧客 (請求書の発行者または受領者)、ソフトウェアプロバイダ (ソリューションプロバイダ)、信頼できる第三者プロバイダ (電子署名またはタイムスタンプ・サービス・プロバイダ)、およびアーカイブ・サービス・プロバイダ (証明価値のある電子アーカイブ・サービス・プロバイダ) 。

税務当局は、企業が送信する請求書データを管理・収集し、Chorus Proという請求書発行ポータルを提供することで、企業が取引・支払データとともに電子請求書を発行・受領・送信できるようにしています。
請求書電子化のコスト見積もり

電子請求書の導入にかかる費用は、企業の規模、請求書の量、選択したソフトウェアソリューション、利用する付加サービスによって異なります。考慮すべき要素には、ソフトウェア費またはサブスクリプション費用、インストールおよび設定費用、トレーニングおよびサポート費用、メンテナンスおよびアップデート費用、ならびに第三者サービス費用 (電子署名、タイムスタンプ、アーカイブ) が含まれます。
請求書電子化に関連したエラーと係争の管理

誤りを正す権利は、対審構造が適用されます。誤記または不完全な電子請求書を受け取った場合、拒否またはサプライヤーへの異議申し立て選択肢となります。同様に、不正確または不完全な電子請求書が発送された場合、顧客との間で訂正またはキャンセルすることができます。契約や規則で定められた期限や条件を守ることが不可欠です。

請求書電子化のために選択されたソフトウェアソリューションは、フォーマット、内容、署名、送信、保管を含む、請求書の発行または受領時に発生するエラーに対処する機能を備えている必要があります。

また、ソフトウェアは、各国で適用されるコンプライアンス規則を尊重して、必要に応じてエラーを修正できる必要があります。フランスでは、電子請求書に誤りがあった場合、訂正請求書を発行しなければなりません。
電子請求書のセキュリティと機密性の確保

デジタル化を取り巻くセキュリティと機密性のレベルも重要です。電子請求書は、技術的メカニズム (暗号化、電子署名、タイムスタンプ) および法的手段 (契約、法律) により保護され、真正性、完全性、可読性を保証します。個人データや機密データは、一般データ保護規則 (GDPR) に従って取り扱われなければなりません。
電子フォーマットのサプライヤ請求書の取得と統合

サプライヤが請求書を電子フォーマットで送付したものに対して会計ツールが対応していれば、会計ツールとの統合ができます。スキャニングや光学式文字認識 (OCR) によって紙の請求書を電子化するソリューションもあります。さらに、ソフトウェアソリューションは、インターフェースやゲートウェイを介して、電子請求書を会計システムと同期させることができます。

be one solutionsの専門知識と、SAP Business Oneを活用し、請求書の電子化を成功させましょう。

電子請求書への移行を成功させるために、be one solutionsはお客様のニーズに合ったERP (エンタープライズリソースプランニング) ソリューションの構築をサポートする信頼できるパートナーとして、専門知識とノウハウをご提供できます。中堅中小企業向けに設計されたERPソリューションであるSAP Business Oneの統合に特化した be one solutionsは、各法域の基準や規制を遵守しながら、請求書の電子化を簡単かつ効率的に管理することができます。それによって、財務フローの可視性とトレーサビリティが向上し、会計・税務管理の最適化が可能になります。お悩み事がありましたら be one solutionsまで今すぐご連絡ください。フランスでの電子請求書への移行をはじめとし、世界中の新しい規制に対応し、それを成功させるためにSAP Business Oneがどのようにお役に立てるかご案内いたします。