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Nous l'avons vu à maintes reprises : une entreprise tente d'accélérer son processus d'expansion et choisit d'embaucher un employé local par l'intermédiaire du siège ou d'utiliser le même logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) qu'elle utilise dans d'autres pays et elle se retrouve en situation de non-conformité. Cela entraîne souvent une mauvaise réputation avant même l'ouverture de la boutique, avec des amendes et toute une myriade de nouveaux problèmes à résoudre.

Les manquements à la conformité peuvent avoir autant d'ampleur que des fraudes de 150 milliards de dollars célèbres dans le monde entier, mais il peut aussi s'agir de petites erreurs commises en cours de route simplement parce que les responsables ne savaient pas ce qu'ils ne savaient pas. À elles seules, les défaillances de conformité des institutions financières se sont élevées à 10,4 milliards en 2020, alors pour éviter de verser vos fonds dans cette cagnotte, voici deux mesures majeures que votre entreprise peut prendre pour éviter une défaillance de conformité.

Processus et documentation des procédures

La première étape cruciale pour éviter un manquement à la conformité est de s'assurer que votre entreprise dispose de processus et de documentation sur les procédures concis et complets. La conformité est essentielle, et pour y parvenir, il faut mettre en place les bons processus.

Les bons processus comprennent des rôles et des responsabilités bien consignés et une documentation complète et précise des données, sans quoi de nombreux problèmes peuvent survenir. Comme nous le savons tous, l'implémentation des processus en arrière-plan demande beaucoup plus de travail et de temps.

Des processus appropriés améliorent également la confidentialité des données et la cybersécurité. Que votre entreprise détienne ses propres données ou celles de ses clients, la cybersécurité est une préoccupation majeure. Les entreprises internationales envoyant de plus en plus de données par-delà les frontières, dans le monde entier et localement, doivent disposer de processus permettant de maintenir la sécurité et de processus permettant de réagir en cas de violation de la sécurité.

Souvent, les entreprises n'ont pas de problème avec l'aspect commercial des choses lorsqu'elles sont prêtes à se développer. Pourtant, leurs processus sous-jacents ne sont pas suffisamment normalisés ou définis pour suivre les changements rapides qui interviennent pendant l'expansion. Avant de se lancer dans un nouveau pays, les entreprises doivent comprendre parfaitement les processus actuellement en place et identifier les éventuelles lacunes.

Sur la base de ces systèmes, il est important de choisir la bonne technologie ou le bon ERP pour soutenir et améliorer ces processus afin d'éviter tout échec en matière de conformité. En effet, les réglementations en matière de conformité peuvent être très différentes d'un pays à l'autre. Même si vous disposez d'un excellent système et de processus de conformité au siège social, cela ne signifie pas que vous ne devrez pas vous adapter dans votre nouveau pays.

Pour naviguer dans cette complexités, il est essentiel de s'associer à des spécialistes du domaine et de choisir une technologie adaptée pour assurer une transition en douceur.

La bonne technologie de support

Tous les changements continus en matière de conformité (e-filing, e-taxing, e-audits, administration fiscale en amont) démontrent la nécessité d'utiliser un système ERP avec les bons processus et qui est localisé avec les bonnes considérations.

De nombreux pays ont des réglementations particulières concernant les systèmes ERP eux-mêmes. Le Portugal n'accepte que les systèmes ERP certifiés par son gouvernement. Les normes de conformité des marchés d'Asie-Pacifique sont très complexes, mais aussi compliquées par leur diversité géographique ; dans le monde entier, les réglementations de conformité gagnent rapidement en complexité.

Une plus grande transparence financière est également attendue aujourd'hui plus que jamais, et c'est pourquoi les entreprises doivent rendre des comptes de plus en plus souvent aux autorités locales. Le fait de disposer d'une technologie ERP en support peut faciliter les transferts et la transparence vis-à-vis des autorités locales. Pour cela, il faut bien sûr un système ERP compatible.

Choisissez dès maintenant le bon ERP pour pouvoir vous concentrer sur votre activité pendant la transition et ne pas vous soucier de la conformité. Travailler avec un partenaire ERP tel que be one solutions peut éliminer la plupart, voire la totalité, du stress lié à l'expansion dans un nouveau site. Faites les bons choix dès le départ, afin que votre entreprise ne périclite pas à cause d'un problème de conformité.

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